Funciona como un registro auxiliar que desglosa de forma individualizada cada ítem que conforma la cuenta de "Propiedad, Planta y Equipo" en el balance general.Para que este documento cumpla su función técnica y legal, suele estructurarse con los siguientes datos:

​Descripción y Código: Nombre del activo y su número de inventario único.

​Fecha de Adquisición: Crucial para determinar cuándo inicia el cálculo de su desgaste.

​Costo de Origen: El valor total de la inversión inicial (precio de compra más gastos de instalación, si aplica).

​Vida Útil y Método de Depreciación: El tiempo estimado de uso y el procedimiento (línea recta, unidades de producción, etc.) para distribuir su costo.

​Depreciación Acumulada: El monto total que el activo ha perdido en valor desde que se compró hasta la fecha actual.

​Valor Neto en Libros: El valor real contable del activo en el momento de la consulta (Costo - Depreciación).

​Importancia y Objetivos

​Este documento es fundamental en la administración financiera por varias razones:

​Soporte de Auditoría: Permite a los revisores verificar la existencia física y la correcta valuación de los bienes.

​Control Fiscal: Sirve de base para el cálculo de deducciones de impuestos relacionadas con el desgaste de los bienes.

​Gestión de Seguros: Facilita la determinación de los valores a asegurar en caso de siniestros.

​Planificación: Ayuda a la gerencia a identificar activos obsoletos que necesitan ser renovados o desincorporados.